OCR (optično prepoznavanje znakov) omogoča pretvorbo skeniranih dokumentov in slik v strojno berljivo besedilo. Uporablja se pri digitalizaciji papirnih dokumentov, uvozu računov, pogodb in druge dokumentacije ter omogoča iskanje po vsebini in avtomatsko zajemanje podatkov. Dokumenti se s pomočjo OCR tehnologije hitro opremijo z metapodatki, kar v nadaljnjem pohitri proces iskanja in razvrščanja.

BassDMS je zasnovan tako, da omogoča zelo dobro uporabniško izkušnjo. Je pregleden, logičen, prilagodljiv in intuitiven tudi za uporabnike, ki se z dokumentnimi sistemi prvič srečujejo. Advanced search omogoča iskanje po metapodatkih, vsebini dokumentov in kombinaciji več kriterijev hkrati. Uporabniki lahko filtrirajo dokumente po tipu, datumu, statusu, lastniku, vsebini in drugih, kar vam omogoča, da so dokumenti na dosegu roke vedno, ko jih potrebujete.

Pri tem ima ključno vlogo klasifikacijski načrt, ki določa enotno in logično strukturo razvrščanja dokumentov glede na poslovne procese ali vsebino, kar povečuje preglednost ter omogoča hitrejše iskanje in enostavno arhiviranje (samodejna določitev roka hrambe).

Revizijska sled omogoča popoln pregled nad vsemi aktivnostmi, ki se izvajajo z dokumenti (vpogledi, urejanja, potrjevanja, spremembe). Vsak dogodek je natančno povezan s konkretnim uporabnikom, kar zagotavlja sledljivost in nadzor nad uporabo dokumentacije.

Časovni žig dopolnjuje revizijsko sled z dokazom o točnem času nastanka, potrditve ali spremembe dokumenta. Ključen je predvsem pri dokumentih s pravnim ali regulatornim pomenom, saj zagotavlja dokazljivost, verodostojnost in skladnost z zakonodajo.

Dostopne pravice določajo, kdo lahko vidi, ureja, potrjuje ali briše posamezen dokument oziroma mapo v dokumentnem sistemu. Temeljijo na vlogah, uporabniških skupinah ali individualnih nastavitvah ter zagotavljajo varnost in zaupnost podatkov. 

Potrjevalne poti pa so  vnaprej določeni postopki, po katerih dokument kroži med odgovornimi osebami v procesih pregleda in potrjevanja. Sistem samodejno usmerja dokument k naslednjemu potrjevalcu ter beleži vse korake in odločitve. Avtomatska dodelitev in prejem dokumenta omogoča hitrejši pretok in odpravo ozkih grl. 

Na ta način se znatno olajšajo tudi nadomeščanja oseb, saj sistem samodejno preusmeri naloge in potrditve na pooblaščene osebe za čas odsotnosti. S tem se zagotovi prenos odgovornosti in pooblastil brez motenj ali prekinitev poslovnih procesov.

V okviru implementacije dokumentnega sistema ponujamo tudi rešitev, ki omogoča skupno urejanje različnih vrst dokumentov. Zaposleni si lahko dokumente delijo in jih hkrati oblikujejo oziroma izpolnjujejo. Tovrsten način dela zmanjša tveganje uporabe različnih verzij ali njihove izgube.

Naše rešitve temeljijo na načelih varne, certificirane in zakonsko skladne hrambe dokumentov. BassDMS je zasnovan tako, da nadomesti klasično papirno arhiviranje z digitalnim modelom.

Dokument, ki ga shranite v BassDMS ima:

1. enako pravno veljavnost kot fizični dokument,
2. tveganje izgube ali nepooblaščenega vpogleda je ničelno in
3. odpravite vse stroške povezane s fizičnim arhivom.

Naš dokumentni sistem je podprt z varnostnimi mehanizmi, kontrolo dostopa, časovnimi žigi in revizijskimi sledmi. Zagotovljena je tudi skladnost z zakonodajo o arhivskem gradivu in zakonom o varstvu osebnih podatkov (GDPR, ZVOP-2). Pri implementaciji lahko izbirate med lokalno ali oblačno shrambo. Pri slednji se vaši podatki nahajajo v visokovarovanem strežniškem prostoru v Sloveniji.

Zanesljivost je eden izmed temeljev razvoja programske opreme, zato naš sistem temelji na tehnološko stabilnih rešitvah, ki zagotavljajo neprekinjeno delovanje. Nadgradnje potekajo kontrolirano in v vnaprej določenih terminih, hkrati pa redno skrbimo za izboljšave, optimizacije in popravke. Zagotavljamo tudi podporo in vzdrževanje, ki zmanjšujeta tveganja morebitnih prekinitev in povečujeta zaupanje v programsko okolje. Zanesljivost in kakovost naših rešitev potrjujejo tudi mednarodno priznani standardi ISO 9001 (kakovost), ISO 27001 in ISO 27701 (informacijska varnost).

Delo v aplikaciji BassDMS je enostavno in hitro tudi zaradi spletnega vmesnika, ki omogoča delovanje neodvisno od operacijskega sistema (Windows, I-OS, Android) in do njega lahko dostopamo s katerekoli naprave (računalnik, tablica, mobilni telefon). 

Široka dostopnost je ključna za delo na terenu, saj lahko zaposleni do želenih dokumentov dostopajo kjerkoli in kadarkoli. To omogoča hitrejše odločanje in odobritve ter nemoten potek dela tudi zunaj poslovnih prostorov organizacije.