FINANČNE STORITVE
BassDMS prinaša varnost, zakonsko skladnost in popolno sledljivost dokumentacije v finančnem sektorju
Banke, zavarovalnice, investicijski skladi in druge finančne institucije vsakodnevno upravljajo z velikimi količinami občutljive dokumentacije.
Pri opravljanju matične dejavnosti pa je ključno tudi zagotavljanje skladnosti z zakonodajo, izpolnjevanje revizijskih zahtev, sledljivosti odločitev ter varovanja zaupnih podatkov strank. Dokumenti so pogosto razpršeni med različnimi oddelki podjetja, elektronskimi sistemi in fizičnimi arhivi, kar podaljšuje operativne postopke ter povečuje tveganje napak, izgube ali pozabe.
Kako vam pri tem pomaga uporaba rešitve BassDMS?
- Stroga regulativa in pogoste revizije: Skladnost z GRPR, ZVOP-2 in ZVDAGA, certificiran BassDMS zagotavlja popolno revizijsko sled vseh aktivnosti, ki jih dopolnjuje tudi časovni žig – točen posnetek stanja in dokaz o nespremenljivosti, kar znatno olajša notranje kot tudi zunanje revizije.
- Počasni potrjevalni (odobritveni) postopki: Avtomatizirane potrjevalne (odobritvene) poti za različne vrste dokumentov, opomniki, nadzor nad različnimi statusi dokumentov in pregleden uporabniški vmesnik, elektronsko potrjevanje in podpisovanje.
- Visok strošek napak ali izgube dokumentov: Ničelna možnost izgube, pozabe ali uporabe napačne verzije dokumenta, opomniki, avtomatizirane poti potrjevanja oz. dela z dokumenti, revizijska sled omogoča vpogled v vse spremembe, sledljivost celotnega življenjskega cikla dokumenta.
Kako uporaba BassDMS vpliva na delovanje finančne institucije?
Hitrejša obdelava dokumentacije
Takojšnja dostopnost do dokumentov zmanjša čas obravnave različnih vlog, zahtevkov ali investicijskih postopkov. Avtomatizirani delovni tokovi omogočajo hitrejše interno potrjevanje oziroma odobritve, elektronsko podpisovanje pa zmanjšuje potrebo po fizičnih dokumentih in povečuje poslovno učinkovitost. Delo optimizira tudi možnost skupnega dela na dokumentih, ki omogoča hkratno urejanje več uporabnikov in znižuje tveganje različnih verzij.
Skladnost in revizijska varnost
Finančne institucije delujejo v okolju stroge regulative, kjer je skladnost z zakonodajnimi zahtevami ključna. BassDMS zagotavlja popolno revizijsko sled in časovne žige vseh aktivnosti v povezavi z dokumenti, vključno z vpogledi, spremembami in potrditvami, kar omogoča enostavno dokazovanje skladnosti pri notranjih in zunanjih revizijah. Rešitev omogoča tudi strogo upravljanje pravic dostopa, kar izniči tveganje nepooblaščenih vpogledov ali zlorab podatkov.
Centraliziran nadzor nad dokumentacijo
Z uvedbo sistema BassDMS so vsi dokumenti zbrani na enem mestu, kar omogoča boljši pregled nad poslovno dokumentacijo in procesi. Centralizirana hramba zmanjšuje razpršenost podatkov med različnimi sistemi in oddelki ter omogoča enostavno in hitro iskanje informacij.
| Brez BassDMS | Z BassDMS |
|---|---|
| Razpršena dokumentacija med oddelki | Centralizirana in varna digitalna hramba |
| Ročni postopki potrjevanja | Avtomatizirani delovni tokovi |
| Dolgi postopki obdelave dokumentov | Hitrejša obravnava in večja preglednost |
| Tveganje regulatornih neskladij | Popolna sledljivost in revizijska varnost |
| Otežen in zahteven nadzor | Natančno upravljanje uporabniških pravic |
Še vedno niste prepričani?
BassDMS finančnim institucijam prinaša večjo preglednost nad poslovnimi procesi, skladnost z zakonodajnimi predpisi ter zmanjšanje regulatornih in operativnih tveganj. Z uvedbo rešitve BassDMS zmanjšate administrativno obremenitev, pospešite obdelavo dokumentov ter izboljšate nadzor in varnost poslovnih informacij.