LOGISTIKA
BassDMS prinaša večjo preglednost dokumentacije, hitrejše procese ter popolno sledljivost v dobavni verigi
Logistična podjetja vsakodnevno upravljajo z veliko količino dokumentacije – dobavnice, CMR tovorni listi, carinska dokumentacija, prevzemni zapisniki, pogodbe s prevozniki, skladiščna dokumentacija, reklamacije in spremljajoči transportni dokumenti.
Dokumentacija pogosto kroži med skladišči, dispečerji, vozniki, komercialo in partnerji. Zaradi razpršenih sistemov, e-pošte in fizičnih dokumentov prihaja do zamud, podvajanja dokumentov, izgube podatkov ali oteženega dokazovanja poteka transporta. V panogi, kjer sta hitrost in točnost ključni, nepregledna dokumentacija predstavlja operativno tveganje.
Kako vam pri tem pomaga uporaba rešitve BassDMS?
- Izguba ali slaba sledljivost dokumentov: Centralizirana hramba administrativnih in transportnih dokumentov, revizijska sled sprememb, avtomatsko posredovanje odgovornim osebam in opominjanje, elektronsko potrjevanje in podpisovanje, pregleden uporabniški vmesnik in nadzor nad statusi dokumentov.
- Napake pri odpremi: Digitalizacija in povezava med odpremnimi dokumenti skupaj z določitvijo statusov dokumentov, določitev odgovornih oseb v postopku priprave in obdelave dokumentov.
- Brez mobilnega dostopa na poti ali v skladišču: Vključenost različnih deležnikov z določitvijo dostopov in uporabniških pravic (vozniki, skladiščniki, administracija…), mobilna aplikacija omogoča časovno in lokacijsko neodvisnost, zajem dokumentov na terenu in sodelovanje v realnem času (elektronsko potrjevanje in podpisovanje).
- Težave s skladnostjo in predpisi: BassDMS je certificiran pri Arhivu RS (revizijska sled vseh vpogledov in sprememb, nastavitve dostopnih pravic, nadzor nad roki hrambe dokumentov…), zagotovljena skladnost z ZVDAGA, GDPR in ZVOP-2.
Kako uporaba BassDMS vpliva na delovanje logističnega podjetja?
Hitrejša obdelava dokumentacije
Vsi dokumenti, povezani s posamezno pošiljko, so dostopni na enem mestu. Dispečer ali referent lahko v nekaj sekundah najde tovorni list, prevzemni zapisnik ali podpisano dobavnico. To pospeši obračun storitev, reševanje reklamacij ter komunikacijo s strankami.
Popolna sledljivost dobavne verige
Sistem beleži vsak korak – od prejema naročila do zaključka dostave. Vsaka sprememba ali potrditev dokumenta je časovno zabeležena, kar omogoča jasno dokazovanje poteka transporta. To je ključno pri reševanju sporov, zamudah ali poškodbah blaga.
Boljši nadzor in manj administrativnih napak
Avtomatizirani delovni tokovi zmanjšujejo ročno prepošiljanje dokumentov in možnost napak. Digitalni zajem dokumentov (npr. podpisanih dobavnic) omogoča takojšnjo razpoložljivost dokumentacije tudi iz terena. Centraliziran sistem pomeni manj izgubljenih dokumentov, hitrejše fakturiranje ter boljši denarni tok podjetja.
| Brez BassDMS | Z BassDMS |
|---|---|
| Razpršena dokumentacija med oddelki in lokacijami | Centralizirana digitalna hramba |
| Iskanje dokumentov po e-pošti in mapah | Takojšnje iskanje po številki pošiljke ali stranki |
| Ročna obdelava reklamacij | Avtomatizirani delovni tokovi |
| Tveganje izgube podpisanih dokumentov | Digitalni zajem in varna hramba |
| Nepregleden potek transporta | Popolna sledljivost in revizijska evidenca |
Še vedno niste prepričani?
BassDMS logističnim podjetjem omogoča hitrejše procese, boljši nadzor nad dokumentacijo ter večjo operativno učinkovitost. Z zmanjšanjem administrativnih obremenitev in izboljšano sledljivostjo podjetje poveča zanesljivost storitev, izboljša odnose s strankami ter okrepi konkurenčno prednost na trgu.